Notfallmanagement

Einführung

Notfälle und große Schadensereignisse sind Vorfälle, die niemand erleben will. Dennoch gehören sie zum alltäglichen Leben mit dazu. Unter „Notfallmanagement“ verstehen wir ein „System“ von Vorkehrungen, das folgenden Fragen zu begegnen versucht:

• Wie kann ich Notfällen und Schadensereignissen im Rahmen meiner Möglichkeiten vorbeugen?
• Wenn der Ernstfall eingetreten ist: Wie kann ich einigermaßen handlungsfähig bleiben?

Es war schon von „System“ die Rede. Wichtig: Beim Notfallmanagement geht es nicht darum, überflüssige Struktur aufzubauen, sondern Notfällen vorzubeugen und, sollten diese eintreten, handlungsfähig zu sein.

Wir als Diözesanverband der KLJB können Euch kein einheitliches Notfallkonzept vorlegen – dazu sind Eure Bedürfnisse, Veranstaltungen und Gegebenheiten vor Ort zu unterschiedlich. Aber wir schlagen Euch hiermit grobe Eckpunkte vor, an denen ihr Euch orientieren könnt und verweisen Euch auf verschiedene Materialien, die Euch helfen sollen. Seht das Ganze als Unterstützung oder Ergänzung zu eurer bisherigen Arbeit. Für einige Veranstaltungen musstet ihr bestimmt eh schon Dinge beachten, die Notfällen vorbeugen sollen – so gibt es heute für die meisten größeren Veranstaltungen Vorschriften von der Kommune, an was zu denken ist (Fluchtwege, Feuerwehrpräsenz etc.)

Hilfreiches Wissen und Materialien

Hier eine Einführung zu den Materialien, die hier auf der Homepage zur Verfügung stehen:

• Notfallumschlag: Dieser ist v.a. für Freizeiten und Zeltlager gedacht. Er ist ein Muster, das ihr für euch anpassen könnt. In diesem könnt ihr alle für einen Notfall wichtigen Daten aufnehmen. Darin sind auch Einverständniserklärungen rund um Foto und Film enthalten – eben all den notwendigen „Papierkram“, den es heute braucht. Als Word und als pdf-Datei.
• Hinweise und Liste „Notfallmanagement Prävention“: Das ist eine umfangreiche Liste, die ihr ebenfalls auf Eure Bedürfnisse anpassen könnt. Auch sie dient vor allem als Orientierungshilfe: „Haben wir an alles gedacht?“ Die Liste als Word und als pdf-Datei.
• Notfallkategorisierung: Eine Tabelle, die Euch als Orientierungshilfe dient. Dabei könnt ihr Teilaspekte Eurer Veranstaltung auf ihr Gefahrenpotential hin einordnen und könnt im Ganzen ein Urteil fällen, ob und welche Maßnahmen zur Vorsorge es braucht.
• „Für den Notfall“: Das ist eine Handreichung, die Euch im Ernstfall Orientierung geben soll.
• „Notfallplan-Aushang“: Hier findet ihr das Muster für einen Notfallplan-Aushang; ein solcher Aushang könnte für größere Veranstaltungen hilfreich sein.

Grundsätzliches

Hier noch ein paar weitere Hinweise und Ratschläge für Euer persönliches Notfallmanagement:

• Sicherlich gibt es auch in Eurer Ortsgruppe Mitglieder, die bei der Feuerwehr oder beim Rettungsdienst sind – nutzt ihr Wissen und fragt sie, wenn ihr etwas durchführt, auf was zu achten ist. Sprecht auch sonst mit zuständigen erwachsenen Personen, denen ihr vertraut, über die Veranstaltung. Das können zum Beispiel Personen aus der Ortsverwaltung, dem Kirchengemeinderat oder Pastoralteam sein. Ihr könnt die Veranstaltung gemeinsam mit der Vorlage „Notfallkategorisierung“ einordnen.
• Je nach Größe einer Veranstaltung müsst ihr größere Vorkehrungen und Notfallebenen organisieren. Hierzu ein Schaubild:

• Bitte beachtet: Einen Krisenstab braucht es nur für sehr große und komplexe Veranstaltungen (z.B. ist das hilfreich, wenn ihr mit einer großen Gruppe zu einer Reise in eher gefährliche Gebiete geht). Falls erforderlich, müsst ihr gemeinsam eine*n Notfallkoordinator*in (NoKo) festlegen und klären, wie er*sie im Notfall zu erreichen ist. Bei der Einrichtung eines Krisenstabes könnt ihr Euch beraten lassen. Vor der Veranstaltung müsst ihr dem*der NoKo alle wichtigen Informationen weiterleiten (z.B. Handynummern des Teams, Teilnehmendenliste, etc.)
• Schaut, ob alle notwendigen Versicherungen abgeschlossen sind (hier könnt ihr euch bei Fragen auch an die KLJB-Diözesanstelle wenden)
• Wenn eure Teilnehmer*innen überwiegend Kinder sind, plant einen Elternabend, an dem ihr wichtige rechtliche Rahmenbedingungen abklärt. Z.B. das Prozedere bei einem Notfall
• Vereinbart im Team einen Ort, wo das Material, das im Notfall gebraucht wird, gesammelt wird.

Der Schwerpunkt liegt auf der Prävention, also eurer Vorbereitung für die Veranstaltung. Wir empfehlen, dass ihr euch die Checklisten anschaut und in der Runde bzw. im Vorbereitungsteam überlegt, was für euch hilfreich ist. In diesem Zuge könnt ihr euch auch Gedanken über mögliche Notfallszenarien machen und abklären, welche Vorbereitungen zu treffen sind.

Verantwortlich für Notfallmanagement

Grundsätzlich seid immer ihr als Veranstalter*innen verantwortlich, für Notfälle Vorkehrungen zu treffen. Die Frage ist, auf wen ihr dabei zurückgreifen sollt und könnt. Hier hat der KLJB-Diözesanvorstand folgende Entscheidung getroffen:

• Ortsgruppenebene: Bei Veranstaltungen auf Ebene des Ortes sind die Ansprechpersonen Kirchengemeinde und Kommune. Bei Festen etc. gelten die kommunalen Bestimmungen zu Brandschutz, Präsenz vom Rettungsdienst etc. Bei (Hütten-)Freizeiten und Fahrten bitte die Notfallkategorisierung benutzen und klären, was und wen es braucht. Hierzu auf Leute im Umfeld der Ortsgruppe zugehen. Wird eine Veranstaltung als riskant eingestuft, sollte jemand im Umfeld der Ortsgruppe Rufbereitschaft für die Veranstaltung übernehmen und ist somit Notfallkoordinator*in.
• Mittlere Ebene: Auch hier bitte die Notfallkategorisierung benutzen und klären, ob eine Veranstaltung riskant ist. Für die Notfallkoordination bzw. Krisenstab, so sie notwendig wird, sind Einzelfalllösungen zu suchen: Hier können entweder die Jugendreferate oder auch die Diözesanebene angesprochen werden, die sich dann miteinander absprechen müssen.
• Diözesanebene: Die bestehenden Veranstaltungen der Diözesanebene wurden hierzu bereits kategorisiert, neu hinzukommende werden nach dem Kategorisierungsschema eingeordnet. Wenn eine Rufbereitschaft notwendig wird, wird im Team der Hauptberuflichen die Frage der Rufbereitschaft geklärt, hier ist auch der Dienstträger miteinzubeziehen.

Wendet euch an uns, wenn ihr Beratung und Hilfe benötigt, im Großen wie im Kleinen. Auch wenn ihr die Lage vor Ort im Griff habt, sind wir dankbar über die Information von Vorfällen. Denn wir möchten euch in jedem Fall in der Nachsorge beraten, unterstützen und den Rücken stärken.